Vừa nhấn hoàn thành một loạt task của tuần và đang chuẩn bị lên kế hoạch cho tuần mới, nhân tiện mình chia sẻ với mọi người một chút về những công cụ quản lý công việc mà mình đang dùng và cảm thấy hiệu quả.

Từng làm leader và phải quản lý nhiều đầu việc cùng một lúc, cũng như vừa làm việc full time, vừa đi học, làm freelance và viết blog, mình có khá nhiều deadline và các task khác nhau trong một tuần. Khi đó, nếu cố gắng nhớ hết trong đầu thì vừa dễ cảm thấy stress lại vừa khó quản lý công việc và sắp xếp chúng sao cho hiệu quả. Chính vì thế mình đành nhờ sự trợ giúp của công nghệ để khiến mọi thứ dễ dàng hơn. Dưới đây là một số công cụ mình dùng cho việc quản lý công việc và cuộc sống cá nhân:

Trello

Khá cổ điển nhưng lại là tất cả những gì mình cần. Mình biết đến trello vào năm hai đại học khi đi thực tập ở một start up về giáo dục. Họ sử dụng trello để kiểm soát task của team, của toàn công ty và ngoài ra còn có một bảng tên là “Daily Ideas” nơi mỗi ngày nhân viên sẽ điền vào những điều có thể cải thiện cho công ty. Mình cảm thấy ý tưởng Daily Ideas khá thú vị, và việc được hướng dẫn để dùng trello cho quản lý công việc cá nhân cũng khiến mọi thứ dễ thở hơn nhiều. Thay vì nhớ hết các task trong đầu, hãy cứ list hết chúng ra, kéo-thả để sắp xếp thứ tự ưu tiên, cảm nhận sự thỏa mãn khi tất cả mọi mục trong bảng đều đã được tick done, và còn đỡ bị rối mắt khi app có thể tự hide đi những mục đã hoàn thành rồi.

Ưu điểm của trello có lẽ là dùng được thân thiện trên nhiều thiết bị, đang đi ngoài đường mà khách gọi, hay đang tắm mà nảy ra ý tưởng gì mới thì cứ mở điện thoại ra note vào, hôm sau mở máy tính lên làm việc thì plan đã có đầy đủ. Đồng bộ hóa đem lại cho con người tiện lợi hơn nhiều so với khi dùng sổ tay giấy. Một ưu điểm nữa là bạn có thể add đồng nghiệp vào và cùng quản lý project với nhau. Ưu điểm thứ ba là đơn giản, cực kỳ đơn giản và ai cũng xài được.

Notion

Ứng dụng quốc dân soán ngôi trello gần đây chính là notion. Giao diện đẹp hơn, có nhiều template hơn, ứng dụng được nhiều lĩnh vực của cuộc sống hơn, lại phù hợp cho cả việc ghi chú nữa, mình cũng chuyển dần qua notion gần đây. Mọi người phát cuồng với notion đến mức ai cũng nói về nó (mình cũng đang nói về nó nè). Nếu chịu khó tham khảo các group và các video youtube thì sẽ tận dụng được nhiều tính năng của notion hơn và đưa việc quản lý công việc lên một tầm cao mới. Còn nếu chỉ dùng đơn giản thì mình cũng sẽ thấy được các tính năng y chang như trello, dùng các template có sẵn theo mục đích là đã quá tốt rồi. Notion cũng vừa có trên web và app điện thoại nên có thể đồng bộ mọi lúc. Tuy nhiên lưu ý là dung lượng của notion có hạn nên đừng quá tham lam bỏ nhiều file, nhiều note nếu chỉ dùng bản free nhen. Hãy cứ tận dụng drive và doc để lưu trữ những thứ “nặng nề”.

Mình đang dùng notion cho weekly agenda, goal và course schedule – với đứa hay quên lịch học, lịch thi như mình thì em í quá hữu ích rồi. Quản lý project trên công ty mình cũng dùng notion luôn. Nhiều lúc stress quá không biết nên làm gì thì mở app ra plan lại công việc là cách mình bớt stress hơn. Ngoài ra mọi người còn dùng notion để keep track các thói quen, sách đã đọc, phim đã coi… nói chung là cả cuộc sống bê hết lên notion plan cũng được nên hãy thử xài ứng dụng này nha.

Excel

Không sai, quay về công cụ cơ bản nhất, mình vẫn dùng excel để quản lý công việc, nhất là với những project dài hơi và đòi hỏi nhiều giai đoạn, kế hoạch tỉ mỉ. Bạn có thể dùng template của excel để tiết kiệm thời gian. Gantt chart, một công cụ hữu hiệu trong quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc – tìm được template sẵn trên excel luôn nhé. Mình biết Gantt chart từ năm nhất đại học, lúc đó mình nghĩ cái này phiền dã man, mà sau này học môn quản trị dự án ở cao học thì mình phải ứng dụng nó để làm bài tiểu luận. Cũng nhờ thế mà mình hiểu hơn về Gantt chart nhiều, không phải để tô màu cho vui, mà để nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc của từng thành viên trong team cũng như từng giai đoạn cụ thể của dự án để tối ưu thời gian hoàn thành một cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra, excel còn có thể ứng dụng để làm budget plan, wedding plan, marketing plan với các template có sẵn, cứ ngồi vọc thử cũng ra nhiều cái hay ho lắm. Hãy dùng Google sheet để có thể mở file chỉnh sửa ở bất kỳ đâu, cũng như để mọi người có thể cùng tham gia vào xem cùng.

Sổ tay giấy

Công cụ nguyên thủy này được xếp vào cuối cùng. Dù không thể đồng bộ, cồng kềnh, không bảo vệ môi trường,… nhưng sổ tay giấy có một công dụng mà các ứng dụng trên không làm được, đó là sự tập trung. Trang giấy sẽ không nhảy thông báo bảo bạn check email này ngay, check tin nhắn kia liền. Chỉ có bạn và trang giấy trắng, không ai làm phiền, bạn cũng không thể xóa đi những gì đã viết ra mà không để lại dấu vết. Sổ tay giấy là nơi những ý tưởng chưa xài được sẽ có cơ hội quay trở lại trong tương lai, nơi mà bạn có trải nghiệm lên kế hoạch tốt nhất. Mình vẫn dùng sổ tay giấy khi thèm những trải nghiệm như vậy, và chắc chắn là sổ giấy vẫn sẽ đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống như là sách giấy vậy. Nó cho chúng ta cảm giác thật hơn – có sự tiếp xúc với giấy và trải nghiệm viết tay. Khi đóng laptop, bạn tạm quên mọi thứ, nhưng cuốn số trên bàn sẽ nhắc bạn về mục tiêu mà bạn chưa bắt đầu. Giấy sticker note cũng vậy, nó sẽ dính hoài trên tường để nhắc bạn làm việc, chứ không đóng lại cùng màn hình tối đen.

Trên đây là bốn công cụ mình sử dụng cho một cuộc sống ngăn nắp hơn. Cuối tuần là thời gian hợp lý nhất để lên kế hoạch, cùng plan với mình nha!

Kim Xuân