#3things | Ep1: Làm sao để tiết kiệm thời gian?

1 ngày học 3 bài học mới

1 tuần sẽ học được 21 bài

1 tháng học được 84 điều

1 năm học được 1008 điều

60 năm học được 60480 điều

Nghĩa là nếu từ nay mỗi ngày mình học 3 điều mới, cả đời này mình học được khoảng sáu mươi nghìn điều. Một con số ít ỏi làm sao! Nhưng bắt đầu từ những điều nhỏ bé trước, từ từ rồi đi tới lớn lao thôi mà.

#3things – chuyên mục mới của mình

Hôm nay, sau cuộc họp dài đằng đẵng, mình nhận ra có những bài học nếu không ghi lại ở đâu đó, mình sẽ sớm quên mất. Mình cũng không muốn tiếp tục Octoldber với những câu chuyện kể đơn thuần thôi. Đó là lý do vì sao mình tạo dựng nên chuyên mục #3things – nơi mình chia sẻ 3 bài học mình học được mỗi ngày.

Sẽ có những bài học quý giá, và có thể có những ngày trống không. Nhưng sau phép toán nho nhỏ bên trên, mình sẽ cố gắng duy trì để ít nhất sau 60 năm cuộc đời, mình có được một gia tài – mà mình đang phơi bày ra ở nơi đây.

#1 – Nguyên tắc 80/20 – Hiệu quả vô cùng

Ngay từ những ngày đầu bước chân vào Ngoại Thương, mình đã được dạy về phương pháp này – một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian. Mình đã từng nghĩ rằng: wow, thiệt là ngốc nghếch. Làm sao có chuyện đó được? Mà thực sự mình cũng chẳng đủ chú tâm để hiểu rõ nguyên tắc đó nói gì.

Cho đến ngày hôm nay, khi đầu bù tóc rối xử lý công việc mãi không xong, mình xem được 1 video trên youtube về time management:

20% công việc bạn làm đem lại 80% kết quả.

Có nghĩa là danh sách to-do list của bạn có 10 việc, bạn chọn 2 việc thôi. Xong 2 việc ấy là bạn đã hoàn thành 80% công việc.

Mình cùng cực rồi, thế là ngày hôm nay mình thử chơi trò đấy! Mình gạch hết to-do list đi, và làm đúng 2 đầu việc mình cho là quan trọng nhất. Và đến cuối ngày, mình dù không làm thêm được 8 việc còn lại kia, nhưng căn bản mình đã xử lý xong những điều quan trọng, đủ để có thể bước vào họp và báo cáo mà không run tay run chân nữa.

Một áp dụng nữa của nguyên tắc 80/20 là công việc sẽ luôn tự động giãn nở ra theo lượng thời gian bạn có, và chỉ 20% thời gian ấy bạn thực sự làm việc có hiệu quả.

Nghĩa là thế này, deadline 10 ngày, bạn chơi hết 8 ngày, còn 2 ngày bạn thực sự bắt tay vào công việc thôi. Mình nhận ra hôm nay mình làm hết phần việc lẽ ra mình làm xong từ đầu tuần. Và thế là chúng ta có thể chơi chiêu mới: Fake deadline!

Lấy deadline thật, chia cho 10, nhân cho 2, rồi đó: đó là deadline thực sự của bạn. Đằng nào cũng chỉ có 20% thời gian hiệu quả thôi, vậy thì bạn push mình trước, sau đấy bạn ngồi chơi – lại hợp lý quá còn gì?

#2 – Lắng nghe để biết khi nào mình mệt

Sau khi khám phá ra điều thứ 1, mình từ bỏ việc “work hard” và chuyển sang “work smart”. Nhưng làm thế nào để biết được mình có đang làm việc một cách thông minh hay không? Đối với mình, giữ hiệu suất làm việc là điều quan trọng thứ nhất.

Hãy lắng nghe bản thân bạn nhiều hơn và nhận ra những dấu hiệu mỏi mệt của bạn. Khi mỏi mắt, đau đầu, nhức lưng, hãy đứng dậy và rời bàn làm việc ngay thôi! Đi uống nước, pha một tách trà, nghe một bản nhạc tự thư giãn 5s, hay… tán dóc với đồng nghiệp một xíu. Bạn cần nạp năng lượng lại cho não của bạn, nếu không nó sẽ chết dần.

Ngày xưa mẹ bạn cho bạn uống nhiều sữa, đâu phải để bạn giết chết não của mình như một kẻ làm công ăn lương phải không?

Khi bạn đói, nhớ ăn. Khi bạn khát, nhớ uống nước. Khi bạn mệt, nhớ nghỉ. Khi buồn ngủ, nhắm mắt vào.

#3 – Một bài học về quản lý nhân sự

Liệu một nhân viên cứ mãi lặp lại một lỗi thì chúng ta làm sao?

Hướng giải quyết của quản lý là cắt thưởng tháng đó. Nhưng liệu điều này có hợp tình hợp lý hay không?

Khi một nhân viên làm sai, điều người quản lý cần làm không phải chăm chăm dò xét xem bạn đó có tiếp tục sai lần nữa hay không, mà phải giải quyết vấn đề bằng việc giúp đỡ nhân viên của mình khắc phục lỗi sai đó.

Nhưng nếu giúp đỡ mãi mà bạn ấy cũng không tiến bộ? Theo mình, đó là vì ta giúp chưa đúng cách, ta sai ở hướng tiếp cận, ta nhìn nhận vấn đề chưa đúng góc độ, và đó là lý do vì sao những lỗi sai cứ lặp đi lặp lại. Thành công lớn nhất của một người quản lý đó là khiến thành viên tin tưởng và cảm thấy an toàn, nhưng không kiểm soát tất cả mọi thứ – mà trao quyền để họ có thể tự quyết định.

Bạn nhân viên bị cắt thưởng, có biết được lỗi sai đó ảnh hưởng như thế nào đến bản thân bạn ấy không? Và việc khắc phục lỗi sai sẽ giúp gì cho bản thân bạn ấy? Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, và nói miệng suông thôi chưa bao giờ là đủ. Bạn phải cho họ thấy được, rằng bạn thực sự quan tâm tới nhân viên – không phải chỉ kết quả công việc không thôi. Muốn làm được điều đó, trái tim bạn phải thực sự hướng về con người trước đã.

Kim Xuân

Find me on social media:

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s