Ước gì một ngày dài hơn. Ước gì mình có nhiều thời gian hơn. Và mình sẽ nói cho bạn nghe một điều: “Điều ước của bạn có thể trở thành hiện thực.”

Đừng nói “không thể”

Khi học đại học năm nhất, mình là Vice President của Career Up Community – một cộng đồng hướng nghiệp mới thành lập năm mình gia nhập. Họp hành, cùng với trách nhiệm, áp lực khá nhiều cho một bạn sinh viên năm nhất. Sang năm hai, mình tham gia thêm FTU Zone – Câu lạc bộ tổ chức sự kiện và phát thanh (nơi đã chắp cánh tình yêu viết lách cho mình), và giữa năm hai mình bắt đầu đi thực tập. Mình đã từng nói rằng: “Em có thể tham gia cùng lúc 2 câu lạc bộ và đi thực tập, mọi chuyện vẫn ổn thỏa.” Và sang đến năm ba đại học, mình làm trưởng ban nội dung ở FTU Zone, trong core team tổ chức chương trình lớn, đi thực tập (ở công ty mình đang làm chính thức thời điểm hiện tại). Kể ra những điều này, mình muốn nói rằng mình đã luôn có thể làm được nhiều điều hơn bình thường, và mình sẽ luôn hướng tới làm được nhiều việc hơn bình thường. Chỉ cần mình đừng bao giờ nói mình KHÔNG THỂ.

Phía sau những tháng ngày bận rộn

Tuy nhiên, mọi chuyện không tuyệt vời như bạn tưởng tượng. Mình không hoàn hảo đến như vậy, và đôi khi suy nghĩ “mình cũng chỉ là một cô nhóc bình thường” vẫn xuất hiện trong đầu. Mình vẫn stress, mình vẫn vắt chân lên cổ cho kịp deadline, mình vẫn nhầm lẫn, vẫn sai, và đôi khi kết quả có được không hoàn hảo như kỳ vọng. Đó là lý do mình viết về chủ đề ngày hôm nay: Time Management, những điều mình đã học được khi luôn cố gắng “Làm nhiều hơn”.

Để vượt qua stress, hãy sắp xếp thời gian cho việc bị stress

Stress là điều khó tránh, và đôi khi stress cũng tốt cho bạn – báo cho bạn biết cơ thể bạn đang cần nghỉ ngơi, và cũng báo cho bạn biết rằng công việc đang đi theo chiều hướng tốt (hoặc xấu, tùy hoàn cảnh). Cơ thể bạn cần nghỉ ngơi, và tâm trí bạn cũng vậy. Những thói quen lành mạnh như đọc sách, chơi thể thao hay chỉ là một vài buổi hẹn hò với bạn bè cũng sẽ khiến tâm trạng bạn thoải mái hơn, và bạn sẽ làm mọi việc hiệu quả hơn. Thế nên, khi biết trước khối lượng công việc đó sẽ đè nén bạn đến khóc vì stress, hãy dành ra khoảng thời gian nghỉ ngơi tương xứng và “đánh úp” cái kẻ mang tên stress đó. Sắp xếp thời gian cho việc bị stress, trước khi bạn đổ gục vì mọi thứ dồn lại và giọt nước làm tràn ly.

Những tips về quản lý thời gian có thể không phù hợp với bạn

Mỗi người mỗi khác, hoàn cảnh cũng khác, bạn có thể thử nhiều cách khác nhau cho đến khi tìm ra cách hiệu quả nhất cho bạn. Điều này sẽ mất của bạn khá nhiều thời gian, nhưng bạn đừng để những suy nghĩ tiêu cực cáng đường bạn. Người này có thể thành công với phương pháp này, nhưng không thành công với phương pháp khác. Quan trọng là bạn dám thử và dám thay đổi, bạn sẽ tìm được cách quản lý thời gian phù hợp nhất với mình và từ đó mọi chuyện sẽ đâu vô đấy cả thôi.

Mình đã quản lý thời gian như thế nào?

To-do list is your bestfriend

Hãy coi não bạn như một chiếc smart phone. Khi bạn mở quá nhiều tab một lúc, điều gì sẽ xảy ra? Điện thoại chậm hơn, mọi thứ chẳng còn trơn tru xíu nào so với việc bạn mở thật ít ứng dụng và tắt đi những cái không cần thiết. Não bạn cũng vậy. Khi bạn cố gắng nhớ nhiều thứ và làm nhiều điều cùng một lúc, bạn rơi vào trạng thái “nhớ nhớ quên quên” để rồi ngẩn người ra trước núi công việc và chẳng biết bắt đầu từ đâu. Một trong những ứng dụng mình đang dùng hiện tại là Trello, không bị giới hạn thiết bị dùng, app mượt trên điện thoại và giao diện đơn giản, dễ dùng. Khi không ở công ty và có những chuyện đột xuất, mình dùng điện thoại để note vào todo list cho ngày hôm sau. Trước khi ra về, mình check lại một lượt những gì hôm nay mình đã làm được, cũng như sắp xếp công việc cho ngày hôm sau. Mỗi lần xong việc, mình sẽ cho vào mục archieve hoặc mark as done. Bên cạnh đó, reminder trên điện thoại cũng là một app giúp mình nhớ những điều đơn giản phải làm như uống thuốc, lấy quần áo giặt hay mua đồ gì đó. Mỗi khi công việc mới tới, cho nó vào to-do list và tiếp tục những gì bạn đang làm rồi xử nó sau. Bằng cách giao phó việc ghi nhớ những gì bạn phải làm cho các ứng dụng, bạn không cần vừa làm việc này vừa canh cánh trong lòng rằng việc kia chưa xong. Giải phóng dung lượng cho não, và bạn có nhiều năng lượng hơn để làm việc. Hơn nữa, những ứng dụng này đáng tin hơn não bạn. Chúng sẽ không bao giờ “quên”.

Lý do mình thích dùng ứng dụng hơn giấy là vì mình theo chủ nghĩa tối giản (ở một vài khía cạnh trong cuộc đời), những gì không tốn giấy bút là mình ưu tiên. Thứ hai, ứng dụng cho phép sự đồng bộ. Một cuốn sổ có thể bị để quên, bị mất, và bạn quên sạch mọi thứ cần làm, bạn hoảng loạn. Thứ ba, ứng dụng thông minh nên nó có thể nhắc bạn, trong khi giấy tờ chỉ im lìm nằm đó. Cuối cùng, ứng dụng giúp bạn dễ dàng kéo, thả để sắp xếp thứ tự ưu tiên, điều vô cùng quan trọng mà mình sẽ nói tiếp theo…

Đừng làm hết tất cả mọi việc

Bạn biết nguyên tắc 80/20 chứ? Mình biết về nó lâu rồi nhưng mình cũng không định copy paste định nghĩa của nó vô đây bởi mỗi sự giải thích đều khá mơ hồ. Điều bạn cần nhớ đó là mấy việc tốn thời gian chưa chắc đã đem lại kết quả. Bạn chỉ cần làm những điều quan trọng nhất, không phải điều khó nhất. Sau khi bạn làm xong những điều quan trọng, bạn có thể giao những điều ít quan trọng hơn cho người khác, hoặc cân nhắc xem nó có thực sự phải làm hay không. Nếu không cần thiết đến vậy, bạn có thể bỏ qua – bởi đằng nào nó cũng không quan trọng.

Đây là con dao hai lưỡi. Làm việc thông minh hơn, chứ không phải trở nên lười biếng hơn. Sắp xếp to-do list của bạn theo thứ tự:

1, URGENT – IMPORTANT,

2, URGENT – NOT IMPORTANT,

3, NOT URGENT – IMPORTANT

VÀ 4, NOT URGENT – NOT IMPORTANT.

Những gì bạn làm đầu tiên đó là mục 1, còn bạn có thể bỏ qua những việc ở mục 4. Mục 2 và 3 sẽ xen kẽ nhau, tùy hoàn cảnh bạn sắp xếp cho hợp lý. Những đầu việc số 2 xử lý sớm sẽ giúp tâm trí bạn thảnh thơi và bạn có thể tập trung, trong khi những đầu việc số 3 chính là những điều bạn phân bổ hợp lý để đem đến kết quả lâu dài, điều quyết định sự thành công của bạn. Ví dụ như việc đọc sách, nó chẳng có gì gấp cả, nhưng mình dành thời gian đọc mỗi ngày dù sắp tới mình thi, hay sắp tới khai trương nhà hàng mới với nhiều việc bận rộn. Mình không nhìn thấy kết quả bây giờ, nhưng sau vài năm nữa mọi thứ sẽ rõ ràng. Hãy phân bổ thời gian cho những việc ở mục số 3 nhiều hơn, và những mục còn lại sẽ tự giảm bớt đi một cách tự nhiên.

Sự khác nhau ở việc đừng làm hết mọi việc và việc đừng làm gì cả, không chỉ ở thái độ mà còn ở mindset. Trước một việc tốn 10 tiếng đồng hồ để làm xong, đừng làm nó trong 10 tiếng. Chia sẻ bớt phần việc để giảm thời gian, suy nghĩ cách nâng cấp process để nâng cao năng suất, đó là những gì bạn phải làm.

Doing less is doing more.

Nhiều người theo chủ nghĩa cầu toàn và muốn mọi thứ phải đúng như ý của họ, kết cục là họ tự làm lấy mọi việc vì không tin tưởng người khác. Hãy cứ tiếp tục như thế và 10 năm sau bạn sẽ thấy bạn vẫn đang lặp lại một công việc như vậy, không có gì tiến bộ vượt bậc. Nếu không học cách tin tưởng và giao phó bớt một phần công việc của bạn, làm sao bạn có thời gian cho những điều mới mẻ hơn?

Việc quản lý thời gian sẽ là việc bạn học cả đời, vì cuộc đời bạn không có hai thời điểm nào giống hệt nhau. Chấp nhận rằng chẳng có gì hoàn hảo, và xác định rõ ràng điều bạn muốn làm, người bạn muốn trở thành để sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan nhất. Bạn có thể có nhiều thời gian và làm nhiều việc hơn, bởi thời gian của mỗi người là khác nhau. 24 tiếng chỉ là con số tượng trưng, có những người sống 24 tiếng với trải nghiệm tương đương 100 giờ. Có những người sống 24h với trải nghiệm chưa đong đủ 1 tiếng đồng hồ. Lựa chọn cuốc sông thế nào, mình tin rằng bạn đã có câu trả lời bạn muốn nghe.

(to be continued)

Kim Xuân